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Cloud statt Datensilo: Die Zukunft der Buchhaltung im Unternehmen

Buchhaltung

Trotz jahrelanger Versäumnisse sind mittlerweile auch die meisten deutschen Unternehmen in der digitalen Ära angekommen. So gut wie alle Branchen haben die Vorteile der „digitalen Transformation“ bestehender Geschäftsstrukturen und -prozesse erkannt und da die internationale Konkurrenz nicht schläft, geht es auch gar nicht mehr ohne technisches Aufrüsten. Besonders tiefgreifend sind die Veränderungen im Rechnungswesen. Buchhaltungsprogramme spielen zwar schon länger eine Rolle, doch moderne Anwendungen ermöglichen die Automatisierung von Arbeitsschritten, wodurch sich viel Zeit sparen lässt. Zu oft fällt die Konsolidierung aufgrund von „Datensilos“ aber nach wie vor schwer. Dies soll sich nun dank einer neuen SAP basierten Accounting-Landschaft ändern.

Die Digitalisierung der Buchhaltung bringt klare Wettbewerbsvorteile

Der Stellenwert der digitalen Buchhaltung ist in den letzten Jahren massiv gewachsen. Durch die höhere Geschwindigkeit gegenüber der Buchhaltung mit Papierbelegen haben manche Unternehmen ihr Rechnungswesen sogar bereits komplett auf den rein digitalen und damit papierlosen Betrieb umgestellt. Dank der Unterstützung durch smarte Software der neusten Generation fällt außerdem die Einhaltung der Vorgaben zum Datenschutz und der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) besonders leicht. Neben der Zeitersparnis und der Rechtssicherheit ist die Kostenreduktion oft ein Thema. Zum einen setzt die Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen personelle Ressourcen frei, zum anderen ist die Lagerung und Sicherung von Papierbelegen in digitaler Form ohne größere Investitionen realisierbar. Hinzu kommen zeitgemäße Verschlüsselungsverfahren, die den Datentransfer gegen Cyberangriffe absichern. Bei der Auslagerung der Daten in die Cloud schützt das Unternehmen seine Datensätze zusätzlich vor dem Verlust im Falle eines Hardwareschadens oder den internen Befall mit Schadsoftware.

„Datensilos“ hemmend oft das Potenzial der Buchhaltungssoftware

Obwohl es bereits gute Komplettlösungen für das Rechnungswesen gibt, die auf vernetzte Cloud-Systeme zurückgreifen, nutzen viele Unternehmen lokale Server für die Datensicherung oder es kommen hybride Verfahren zum Einsatz. In beiden Fällen ist die Konsolidierung umständlich, da Daten aus verschiedenen Quellen erst mit einem ETL-Tool zur Datenintegration extrahiert und umgewandelt werden müssen, bevor sie das Zielsystem erreichen. Um die Datenkonsistenz aufrechtzuerhalten, ist dabei ein maßgeblicher Aufwand nötig. Ein zusätzliches Problem stellen unterschiedliche Versionen derselben Datensätze dar, die auf den einzelnen und voneinander getrennten Datensilos liegen. In der Folge braucht es zeitraubende Verfahren, die für die nachträgliche Harmonisierung der Informationen sorgen. Der Vorteil der Prozessbeschleunigung durch die digitale Buchhaltung geht dadurch schnell wieder verloren.

SAP-Evolution verändert die Accounting-Landschaft

Die Lösung für das Problem mit den Datensilos heißt „integriertes Cloud-Plattform“ und könnte das gesamte Rechnungswesen revolutionieren. Eine solche integrative Landschaft basiert auf der Software SAP S/4HANA und vereint die Strukturen der Buchhaltung mit dem des Controllings. Anstatt die Daten aus verschiedenen Quellen zu beziehen und weiterzuverarbeiten, sammelt es diese direkt in einem einheitlichen Datenpool. Alle Bereiche, die die Daten benötigen, greifen dadurch auf dieselben Informationen zu. Dank dieser reinen Datenqualität, die ohne widersprüchliche Doppellungen auskommt, fällt die Konsolidierung deutlich leichter. Einzelne Buchungen lassen sich zudem sehr schnell validieren, da keine unterschiedlichen Verfahrensweisen und Standards zu berücksichtigen sind. Das Erstellen von Reportings und Abschlüssen ist so im Handumdrehen möglich, da sich jederzeit direkt zurückverfolgen lässt, woher die Zahlen kommen. Ungereimtheiten und verbesserungswürdige Vorgänge innerhalb des Unternehmens können zügig identifiziert und ausgeräumt werden.

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